Почнемо з того, що ФОП повинні відокремлювати особисті кошти  і кошти бізнесу. Тож для доходів та витрат підприємницької діяльності використовуйте бізнес-рахунок та корпоративні карти до нього. Особисті витрати та доходи проводьте лише через картку фізичної особи.

Які операції можна робити з корпоративними картками, а які транзакції заборонені? Що робити, якщо ви помилково отримали платіж не на той рахунок? Ми розповімо далі у цій статті.

 

 

Які платежі можна приймати на картку

Оплата від покупців. Фізичні особи-підприємці використовують прив’язану до рахунку картку для отримання платежів від клієнтів за номером картки. З цієї суми також потрібно буде сплатити податки та відобразити в бухгалтерському обліку за загальними правилами.   

Ви можете давати клієнтам IBAN картки або бізнес-рахунку для оплати. Але не забудьте надати покупцям документ, що підтверджує оплату товару або послуги.

 

Внесення поворотної фіндопомоги. Оформлюється договором позики, і сторонами договору обов'язково мають бути різні особи. Комісію банку за такі операції уточнюйте заздалегідь, вона може відрізнятись від стандартної.

Внесення грошей на рахунок. Це може бути внесення готівки через термінал або поповнення рахунку особистими грошима, якщо на рахунку недостатньо коштів на сплату податків або інших платежів.

Коментар до платежу стандартний, як і при внесенні на рахунок: «Поповнення особистими коштами».

Внести гроші можна і через корпоративну картку співробітника, і через картку, прив'язану до рахунку, вибравши потрібний рахунок для зарахування.

Якщо ви просто поповнюєте бізнес-картку ФОП через термінал, така операція, як і переказ з особистої картки на корпоративну, можлива, але небажана для єдинників: суму такого поповнення доведеться включити до доходу та сплатити з неї податки (або доводити, що з цих грошей податок вже був сплачений).

У підприємців на загальній системі внесення особистих коштів не оподатковується.

Вносити готівку на бізнес-рахунок краще через касу банку, тоді можна коректно відобразити призначення платежу, це важливо для оподаткування і правильного відображення операції в обліку. Коли кошти вносяться через термінал, поле «Коментар» можна помилково не заповнити або заповнити неправильно, тоді доведеться відстоювати кожну суму перед податковою.  

Якщо сумніваєтеся в правильності внесення грошей або хочеться щось купити з корпкартки, краще уточнити у бухгалтера і як мінімум зберегти чек транзакції.

 

Обмеження щодо використання корпоративних карток

Не приймайте на картку, прив'язану до бізнес-рахунку:

1) Ваші особисті доходи, що не пов’язані з підприємницькою діяльністю. Наприклад, плату за здачу квартиру в оренду, оплату за продаж особистих речей на торгівельних платформах (OLX, Prom.ua) тощо. Для таких платежів використовуйте особисту картку.

2) Перекази від друзів, родичів та ін.

3) Фіндопомога самому собі. ФОП не може надавати собі фінансову допомогу, не можна поповнювати рахунок особистими грошима - їх треба буде включати до доходу та сплачувати з них податки. Але фінансову допомогу може надати ваш чоловік (дружина), інший родич або друг.

4) Заробітна плата - якщо ви є самозайнятою особою і одночасно працюєте в компанії як співробітник, вам необхідно використовувати інший (не картку ФОП) картковий рахуок для отримання заробітної плати

5) Соціальні виплати, пенсія та ін.

Не можна використовувати корпоративну картку для виплат соціального характеру і заробітної плати працівникам.

 

  

Що можна сплатити корпоративною карткою

1) Оплата постачальникам товарів/робіт/послуг.

2) Податки ФОП (можна оплатити й особистою карткою).

3) Витрати на відрядження та представницькі витрати: оплата ділових зустрічей, семінарів, проживання, оренда автомобілів та ін.

4) Господарські витрати: купівля канцелярських товарів, програмного забезпечення та оргтехніки; оплата ремонтних робіт та інші дрібні господарські витрати.

5) Транспортні витрати: оплата палива та ремонт службового авто.

6) Реклама в Інтернеті – наприклад, можна прив'язати корпоративну картку до рекламного облікового запису Facebook або Google.

7) Оплата онлайн-сервісів для бізнесу. Наприклад,  передплата за бухгалтерські програми, CRM тощо.

 

Корпоративна карта призначена лише для оплати та зняття готівки на потреби бізнесу. Вона не передбачає оплату особистих покупок, заробітної плати співробітникам, соціальних виплат, заборгованості за рахунками РКО.

 

Якщо хочете вивести прибуток із бізнесу, можна це оформити переказом на особисту картку. Тільки після цього грошима можна вільно користуватися, робити особисті покупки без обмежень.

 

Підтвердження покупок та зняття готівки з корпоративної картки

Під час перевірки податківці просять надати виписки з усіх бізнес-рахунків. Усі списання й зняття готівки фіксуються у виписці з рахунку корпоративної картки, а отже, кожну транзакцію доведеться підтвердити.

Гроші, витрачені з корпоративної картки, вважаються виданими під звіт. Це означає, що співробітник обов’язково повинен звітувати про витрачені суми:

 - подати авансовий звіт та повернути залишок невитрачених сум;

 - надати підтверджуючі документи про витрати: чек, квитанція, банківська виписка (для підтвердження покупок в Інтернеті).

Ви можете перевірити ці суми самостійно за призначенням платежу у банківській виписці.

Термін подання авансового звіту:

 - не пізніше 3-х банківських днів з дня оплати готівкою;

 - не пізніше 10 банківських днів з дня безготівкової оплати.

Роботодавець може продовжити термін до 20 днів, якщо для цього є вагомі причини.

 

Використання корпоративної картки за кордоном

За кордоном заборонено розраховуватися за зовнішньоекономічними договорами готівкою, що знята з корпоративної картки. Всі розрахунки за ЗЕД-операціями повинні проводитися виключно через рахунки в банку.

Інакше кажучи, працівник, перебуваючи у відрядженні, не може придбавати товари для потреб підприємства за готівку, попередньо знявши її з картки.

Безготівкова форма розрахунків має деякі послаблення і працівник усе-таки може здійснити оплату за одним ЗЕД-договором, але на суму не більше 400 тис. грн. в один операційний день.

За кордоном корпоративні картки можна використовувати лише для:

 - зняття готівкидля оплати витрат на відрядження;

 - оплати безготівкових витрат на відрядження або витрат представницького характеру (готельні збори, харчування, послуги перекладача і т. д.);

 - оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.

При оплаті сума буде сконвертована за курсом обслуговуючого банку.  Проте такі списання в обліку відображаються за курсом НБУ, а не за комерційним курсом банку.

 

Зверніть увагу! Ліміт операцій в іноземній валюті за один операційний день по одному ЗЕД-контракту становить 400 тис. грн.

 

Проведення розрахунків з нерезидентом за допомогою корпоративної банківської картки, не пов’язаних з відрядженням, експлуатаційними та представницькими витратами, заборонено. За порушення такого порядку розрахунків передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України.

 

 

Що робити, якщо підприємницький дохід помилково було зараховано на власний рахунок фізичної особи?

Настійно рекомендуємо уникати таких ситуацій, але так сталося, то ФОП має скористатися одним з таких варіантів:

 1) повернути кошти покупцеві і попросити його зарахувати гроші на правильний (підприємницький) рахунок;

 2) зняти гроші з особистої картки і зарахувати кошти на підприємницький рахунок від імені покупця через касу банку. Але є нюанс: щоб цей платіж від клієнта ідентифікувався як підприємницький, потрібно у призначенні платежу якось вказати, що надійшла оплата за товари/роботи/послуги в рамках підприємницької діяльності, можливо, вказати номер замовлення та мету платежу: «Оплата за товар згідно з рахунком №… від.., помилково отримана від покупця на особистий рахунок».

Якщо ці варіанти вам не сподобалися, то не забувайте, що за законом ви зобов'язані видати клієнту розрахунковий документ, що підтверджує факт покупки. А без зарахування коштів на рахунок бізнесу – це не можливо.

 

Нагадуємо! У день звільнення необхідно зробити повний розрахунок із працівниками і видати їм копії наказу про звільнення (ст. 47, 116 КзпПр). За бажанням працівників до їх трудових книжок вноситься запис про звільнення.

 

Свежие новости нашей компании прямиком на e-mail

Подпишитесь на наши ежемесячные новости и получайте более полную информацию о событиях компании.
Не волнуйтесь, Ваши данные в безопасности и спам не будет приходить!